Sichere Kollaborationssoftware

Alle Aufgaben der Mitarbeiter lassen sich in Ticketsystemen übersichtlich organisieren. Auf einen Blick wird klar, wer an welcher Aufgabe sitzt und wie weit sie schon bearbeitet wurde. Projektpläne, Gantt-Diagramme, Zeiterfassung: Die Tools bieten viele Features zur Abwicklung von Projekten. 

Beliebte Lösungen sind zum Beispiel Asana, Trello oder Jira. In Bezug auf Datenschutz und Sicherheit sollten Sie bei der Auswahl auch europäische Hersteller für sich prüfen. Mit "made in Germany" und deutschen Server-Standorten werben unter anderem factro, Meistertask und Stackfield. 

Bei der Arbeit mit Kollaborationssoftware fallen viele Daten an, werden abgespeichert und hin- und hergeschickt. Videokonferenz-Systeme erfassen unter anderem, wer mit wem kommuniziert und wann. Auch Inhalte wie Videobilder, Aufzeichnungen der Calls oder geteilte Bildschirminhalte enthalten oft Vertrauliches. 

In Projektmanagement-Software und Wiki-Tools speichern Unternehmen Infos über ihre Kunden und Produkte, Kalkulationen, Pläne und vieles mehr. Alles Daten, die unter keinen Umständen in falsche Hände fallen dürfen.

Prüfen Sie bei der Auswahl sicherer Kollaborationssoftware genau, welche Daten gespeichert und womöglich vom Hersteller des Tools weiterverarbeitet werden. Im Folgenden geben wir Ihnen einige Hinweise, wie Ihnen das gelingt.

Eine lokale Installation der Server, auf denen Ihre Kollaborationssoftware läuft, hat einen großen Vorteil: Sie behalten die volle Kontrolle über Datenflüsse und Datenerhebungen. Das heißt, Sie können sicherstellen, dass personenbezogene Daten und Inhalte nicht an Dritte weitergegeben werden. Falls Sie statt einer Open-Source-Software die Tools kommerzieller Anbieter nutzen, sollten Sie prüfen, dass auch hier keine Daten an den Hersteller zurückfließen.

Der Vorteil von selbst gehosteter Software zur Kollaboration ist gleichzeitig deren größter Nachteil und liegt im hohen Administrationsaufwand. Gerade für kleine Unternehmen ist das ein Ausschlusskriterium.

Bei den Herstellern zeichnet sich aktuell klar eine Richtung ab, in die es geht: Sowohl Atlassian als auch Microsoft haben angekündigt, ihre On-Premises-Lösungen von Jira und MS Project einzustellen. Die Hersteller setzen damit verstärkt auf Saas-Modelle (Software-as-a-Service).

Entscheiden Sie sich für Software aus der Cloud, liegen Ihre Daten nicht bei Ihnen, sondern in den Rechenzentren des Herstellers. Sie geben damit die Kontrolle ab – darüber, wo ihre Daten genau gespeichert werden, welchen nationalen Gesetzgebungen sie damit unterliegen und wie sie abgesichert sind. 

Ein klarer Tipp bei der Nutzung von Online-Kollaborationstools: Die Hersteller sollten Ihren Sitz in der Europäischen Union haben und auch hier ihre Server betreiben. Damit müssen sie die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und in Deutschland zusätzlich diejenigen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG-neu) erfüllen. Für Daten, die in Rechenzentren in anderen Ländern gespeichert werden, gilt vorrangig die Rechtslage des jeweiligen Landes. Hersteller, die Ihnen keine Antwort liefern auf die Frage, wo sie Ihre Daten abspeichern, sind nicht vertrauenswürdig.

Was tun Sie, wenn Ihre Kollaborationsplattform plötzlich nicht mehr erreichbar ist? Das gefährdet nicht nur die Workflows Ihrer Mitarbeiter. Womöglich hängen Kundenaufträge und andere geschäftskritische Vorgänge davon ab. Vergewissern Sie sich beim Anbieter des Tools, dass er Ihre Daten regelmäßig sichert – und wo. Malware-Attacken oder Brände können ganze Rechenzentren lahmlegen. Gut, wenn das Backup dann an einem anderen Ort gespeichert wurde.

Mit einer Multi-Faktor-Authentifizierung erhöhen Sie die Sicherheit bei der Anmeldung an Ihren Kollaborations-Tools – auch in einer Umgebung, in der sonst SSO-Lösungen (Single Sign-On) zum Einsatz kommen. Um sich als Nutzer einzuloggen, ist neben E-Mail-Adresse und Passwort dadurch noch mindestens ein weiterer Berechtigungsnachweis nötig. Das kann zum Beispiel die Eingabe eines One-Time-Passwords sein, das zuvor an das Smartphone des Nutzers gesendet wurde. Der Vorteil dieser Anmeldeverfahren: Sie vermeiden unberechtigte Zugriffe. Selbst dann, wenn die Login-Daten eines Nutzers geknackt wurden.

Insbesondere für Ihre sensiblen Dokumente sollten Sie darauf achten, dass der Hersteller Ihrer Kollaborationssoftware Ihre Daten verschlüsselt – sowohl beim Transfer als auch bei der Ablage. Neben AES-256-Verschlüsselung bieten einige Hersteller auch die Nutzung eigener Schlüssel an. Damit verwalten Sie die Chiffrierungsschlüssel selbst und können nachvollziehen, wann und wo sie eingesetzt wurden. 

Bei Videokonferenz-Systemen sollten Sie auf die Möglichkeit der Ende-zu-Ende-Verschlüsselung achten. So stellen Sie sicher, dass vertrauliche Inhalte beim Anbieter der Software nicht entschlüsselt  oder gar ausgewertet werden können.

Die tollsten Tools nützen nichts, wenn Nutzer nicht damit arbeiten möchten. Daher sollten Sie auch hier schauen, dass der Funktionsumfang auch tatsächlich den Anforderungen des Arbeitsalltags entspricht. Am besten holen Sie Ihre Mitarbeiter früh mit ins Boot und beteiligen sie an der Auswahl Ihrer neuen Kollaborationsplattform. Eine gute Strategie ist immer, die neue Software zunächst einige Woche in einem kleineren Benutzerkreis testen zu lassen. Denn nichts ist für Angestellte unangenehmer, als von heute auf morgen ein neues Werkzeug „verordnet“ zu bekommen, das sie bei der Arbeit unnötig ausbremst.